[start]INFORMACJA
dla sygnalistów na podstawie art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów[koniec]

1) Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenia są kierowane do organu publicznego: 

1. elektronicznie - za pomocą aplikacji dostępnej na stronie BIP: https://sygnaapp.pl/system-zgloszen-zewnetrznych/urzad-miasta-zdunska-wola/
2. w postaci papierowej za pomocą formularza dostępnego na stronie BIP: https://bip.zdunskawola.pl/artykul/595/12249/zgloszenia-zewnetrzne - na adres: Urząd Miasta Zduńska Wola, ul. Stefana Złotnickiego 12, 98-220 Zduńska Wola, z dopiskiem „zgłoszenie naruszenia prawa”; 
3. w trakcie osobistego spotkania z koordynatorem ds. zgłoszeń naruszeń prawa - na prośbę i z inicjatywy sygnalisty.

Osobiste spotkanie następuje w odpowiedzi na prośbę w sprawie osobistego spotkania, skierowaną przez sygnalistę na e-mail: sygnalista@zdunskawola.pl  lub w postaci papierowej.

2) Warunki objęcia Sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia, wiedząc, że do naruszenia nie doszło. 

3) Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

• Organ potwierdza przyjęcie zgłoszenia na podany przez sygnalistę adres kontaktowy. Informacje przekazuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
• W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
• Organ informuje sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu.
• Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
• Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa w rozumieniu ustawy o sygnalistach, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. 
• Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych.
• Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane.

4) Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość informacji

• Organ przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. 
• Informacja zostanie przekazana kanałem wskazanym przez Sygnalistę w zgłoszeniu. Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań oraz ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego na skutek zgłoszenia zewnętrznego (jeśli zostało zakończone).

5) Zasady poufności wskazane w zgłoszeniu zewnętrznym

Organ publiczny gwarantuje, że procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Ochrona sygnalisty jest zapewniona poprzez:

• ochronę tożsamości sygnalisty, chyba że sygnalista wyrazi zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości,
• udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności,
• odstąpienie od dodatkowych wyjaśnień, jeśli ich przekazanie zagrozi ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

6) Zasady przetwarzania danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjmowaniem i procedowaniem zgłoszeń zewnętrznych jest Prezydent Miasta Zduńska Wola.

Organ publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

Organ przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo administracyjnych.

Organ zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż w ciągu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.

Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,
2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
3. adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, dla których administratorem danych jest Prezydent Miasta Zduńska Wola

Szanowni Państwo, 

zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO, uprzejmie informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Zduńska Wola z siedzibą w Zduńskiej Woli przy ul. Stefana Złotnickiego 12, 98-220 Zduńska Wola, tel.: 43 825 02 01, fax: 43 825 02 02, e-mail: urzad_miasta@zdunskawola.pl   
2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez e-mail: iod@zdunskawola.pl bądź telefonicznie 43 825 02 82. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Urząd Miasta Zduńska Wola oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. 
3. Podanie danych osobowych jest warunkiem koniecznym do realizacji sprawy w Urzędzie Miasta Zduńska Wola. Ogólną podstawę do przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b i c i art. 9 ust. 2 lit. g RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. a w przypadkach wyrażenia zgody na udostępnienie danych kontaktowych w postaci numeru telefonu i/lub adresu poczty elektronicznej. 
   Szczegółowe cele przetwarzania danych zostały wskazane m.in. w następujących przepisach prawa: ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).
   Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu rozpatrzenia sprawy.
4. Dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, tj. organom administracji publicznej lub podmiotom działającym na zlecenie organów administracji publicznej w zakresie obowiązujących przepisów lub innym podmiotom przetwarzającym dane na podstawie umów powierzenia, a ponadto odbiorcom danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, tj. podmiotom świadczącym usługi pocztowe, usługi informatyczne i inne. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, na podstawie szczególnych regulacji prawnych w tym umów międzynarodowych.
5. Dane osobowe będą przetwarzane, w tym przechowywane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), tj. przez okres niezbędny do celów przetwarzania, a następnie w celu realizacji obowiązku archiwizacyjnego wynikającego z przepisów prawa. W przypadku przetwarzania danych na podstawie wyrażonej zgody, przez okres niezbędny do realizacji wskazanego celu bądź do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
6. W związku z przetwarzaniem danych osobowych, na podstawie przepisów prawa, posiada Pani/Pan prawo do:
   a)  dostępu do treści swoich danych, na podstawie art.15 RODO;
   b)  sprostowania danych, na podstawie art.16 RODO;
   c)  ograniczenia przetwarzania na podstawie art. 18 RODO.
   W przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, tj. na podstawie umowy posiada Pani/Pan prawo do przenoszenia danych.
   Ponadto w przypadku przetwarzania danych na podstawie wyrażonej zgody, posiada Pani/Pan także prawo do:
   a)  usunięcia danych, na podstawie art. 17 RODO;
   b)  wniesienia sprzeciwu, na podstawie art. 21 RODO.
7. W przypadku, w którym przetwarzanie danych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, przysługuje Pani/Panu prawo do jej cofnięcia, w dowolnym momencie, w formie, w jakiej została ona wyrażona. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. 
8. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
9. Gdy podanie danych osobowych wynika z przepisów prawa, jest Pani/Pan zobowiązana(y) do ich podania. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie nierozpoznanie sprawy.
10. Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.

7) Charakter działań następczych 

Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych. 

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

8) Środki ochrony prawnej sygnalisty służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostęp do poufnej porady prawnej

• Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie o ochronie sygnalistów, od chwili dokonania zgłoszenia. Osoba rozważająca dokonanie zgłoszenia zewnętrznego może uprzednio zwrócić się o poufną poradę do członka zespołu ds. zgłoszeń zewnętrznych.
• Sygnaliście przysługuje prawo żądania od organu publicznego wydania w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania, zaświadczenia potwierdzającego, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianymi w ustawie o ochronie sygnalistów.
• W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.
• Osoba, która podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca wspomnianego czynu działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
• Osoba, która wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.       

9) Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty

• Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
• W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
• Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10) Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie Miasta Zduńska Wola

Jeżeli Jesteś osobą powiązaną z Urzędem Miasta w kontekście pracy, a naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Urzędu, przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego zachęcamy do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych Urzędu Miasta Zduńska Wola.  

11) Nieprawdziwe zgłoszenie

Zgodnie z art. 15 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Zgodnie z art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

12)  Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

• Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,
• Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
• Istnieje możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym.

Załączniki: