Biuro Audytu i Kontroli
Zgodnie z § 20 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Zduńska Wola:
"Do zadań i kompetencji Biura Audytu i Kontroli należy w szczególności:
- prowadzenie audytu wewnętrznego, w tym w szczególności:
- realizacja zadań zapewniających objętych planem audytu na dany rok bądź poza planem,
- prowadzenie czynności doradczych na zlecenie Prezydenta, w tym w oparciu o wnioski Zastępcy Prezydenta, Skarbnika i Sekretarza oraz Dyrektorów,
- prowadzenie czynności sprawdzających w oparciu o plan audytu na dany rok, monitorowanie sposobu wdrażania wniosków poaudytowych w oparciu o procedury audytu wewnętrznego,
- opracowywanie rocznego planu audytu w terminie określonym przepisami prawa,
- sporządzanie sprawozdania z prowadzenia audytu za dany rok w terminie określonym przepisami prawa,
- dokonywanie okresowej aktualizacji procedur audytu wewnętrznego obowiązujących w Urzędzie, w tym okresowych ocen i przeglądów prowadzonej dokumentacji;
- gromadzenie oraz przechowywanie dokumentacji i materiałów sporządzonych przez komórki organizacyjne w zakresie planu działalności, wykazu zidentyfikowanych ryzyk i raportu z wykonania planu działalności oraz materiałów opracowywanych przez zespół ds. zarządzania ryzykiem, w tym zatwierdzonego rejestru ryzyk;
- dokonywanie analizy składanych przez kierowników jednostek organizacyjnych i kierowników komórek organizacyjnych informacji o stanie kontroli zarządczej oraz przygotowywanie na potrzeby Prezydenta informacji o stanie kontroli zarządczej w Urzędzie oraz informacji o stanie kontroli zarządczej w jednostce samorządu terytorialnego;
- opracowywanie, w szczególności w oparciu o wnioski złożone przez Zastępcę Prezydenta, Skarbnika, Sekretarza oraz Dyrektorów, w uzgodnieniu z Prezydentem, planu kontroli na dany rok kalendarzowy, do prowadzenia przez Biuro, jak i przez merytoryczne komórki organizacyjne;
- przeprowadzanie kontroli w Urzędzie, w jednostkach organizacyjnych oraz komunalnych osób prawnych, w oparciu o zatwierdzony plan kontroli oraz poza planem kontroli na zlecenie Prezydenta, w tym z uwzględnieniem wydanych w okresach minionych zaleceń pokontrolnych;
- sporządzanie dokumentacji z przeprowadzonych kontroli wraz z wystąpieniami pokontrolnymi oraz nadzorowanie spływu informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych;
- rejestrowanie i przechowywanie dokumentacji z przeprowadzonych przez Biuro oraz merytoryczne komórki organizacyjne kontroli;
- rejestrowanie i przechowywanie dokumentacji z przeprowadzonych w Urzędzie kontroli zewnętrznych;
- monitorowanie obowiązku przekazywania do Biura przez komórki organizacyjne protokołów kontroli zewnętrznych organów kontroli w zakresie spraw dotyczących Urzędu, nadzorowanie terminów i sposobu udzielania odpowiedzi komórek organizacyjnych na zalecenia pokontrolne;
- sporządzanie okresowych sprawozdań z realizacji kontroli objętych planem kontroli i zleconych przez Prezydenta oraz przeprowadzonych przez podmioty zewnętrzne w odniesieniu do Urzędu;
- prowadzenie ewidencji skarg i wniosków oraz ewidencji petycji, nadzór nad sposobem ich załatwiania przez komórki organizacyjne, rozpatrywanie skarg i wniosków na czynności pracowników Urzędu oraz petycji zadekretowanych na Biuro przez Prezydenta;
- sporządzanie, w oparciu o ewidencję i źródłową dokumentację, rocznych zestawień z przebiegu skarg, wniosków i petycji zarejestrowanych i podlegających rozpatrzeniu zgodnie z właściwością;
- opracowywanie analiz ekonomiczno-finansowych w oparciu o sprawozdania finansowe komunalnych osób prawnych na potrzeby Rady oraz Zgromadzenia Wspólników, a także dokonywanie oceny planów ekonomiczno-finansowych komunalnych osób prawnych na potrzeby Zgromadzenia Wspólników;
- dokonywanie oceny sytuacji ekonomiczno-finansowej Samodzielnego Publicznego Zakładu Podstawowej Opieki Zdrowotnej w Zduńskiej Woli na podstawie przedkładanego przez podmiot leczniczy raportu o sytuacji ekonomiczno-finansowej;
- współpraca z Komisją Rewizyjną Rady w zakresie kontroli jednostek organizacyjnych, wobec których ustawodawca nałożył na organ stanowiący taki obowiązek;
- przygotowywanie w uzgodnieniu z Prezydentem zawiadomień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o ujawnionych naruszeniach dyscypliny finansów publicznych."
Przy znakowaniu spraw Biuro używa symbolu „AK”.
Karolina Klimkowska
Dyrektor Biura Audytu i Kontroli
Audytor wewnętrzny
Budynek nr 1, pok. 113
Telefon kontaktowy: 43 825-02-54 lub 43 825-02-00 wew. 254
Adres e-mail: k.klimkowska@zdunskawola.pl
Kompetencje:
- prowadzenie audytu wewnętrznego zgodnie z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi, w tym w szczególności:
- opracowywanie planu audytu, aktualizacja planu w razie potrzeby,
- realizacja zadań zapewniających oraz czynności sprawdzających,
- prowadzenie czynności doradczych na zlecenie Prezydenta Miasta bądź z urzędu,
- sporządzanie sprawozdania z wykonania planu audytu,
- opracowywanie i aktualizacja wewnętrznych procedur audytu wewnętrznego;
- nadzorowanie prac związanych w szczególności z:
- opracowywaniem planu kontroli i jego korekt,
- wszczynaniem i prowadzeniem kontroli,
- opracowywaniem protokołów kontroli i wystąpień pokontrolnych,
- przygotowywaniem sprawozdań z wykonania kontroli za dany rok kalendarzowy,
- prowadzeniem ewidencji skarg i wniosków oraz ewidencji petycji, a także rozpatrywaniem skarg, wniosków i petycji skierowanych do załatwienia przez Biuro Audytu i Kontroli,
- przygotowywaniem sprawozdań z przebiegu rozpatrywania skarg, wniosków i petycji;
- sporządzanie informacji o działalności spółek komunalnych, w formie analiz ekonomiczno – finansowych, na potrzeby Rady Miasta;
- nadzorowanie dokonywania oceny sytuacji ekonomiczno-finansowej Samodzielnego Publicznego Zakładu Podstawowej Opieki Zdrowotnej w Zduńskiej Woli na podstawie przedkładanego przez podmiot leczniczy raportu o sytuacji ekonomiczno-finansowej;
- wspomaganie zespołu ds. zarządzania ryzykiem poprzez pomoc merytoryczną i konsultacje w sferze funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta;
- dokonywanie analizy składanych przez kierownictwo jednostek organizacyjnych Miasta i kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta informacji o stanie kontroli zarządczej na potrzeby Prezydenta Miasta;
- nadzorowanie przygotowywania zawiadomień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych
Aneta Szczepańska
Inspektor
Audytor wewnętrzny
Budynek nr 1, pok. 113
Telefon kontaktowy: 43 825-02-88 lub 43 825-02-00 wew. 288
Adres e-mail: a.szczepanska@zdunskawola.pl
Kompetencje (Inspektor):
- opracowywanie rocznego planu kontroli w Urzędzie Miasta;
- prowadzenie kontroli, w tym problemowych, w Urzędzie oraz w miejskich jednostkach organizacyjnych, ujętych w planie kontroli oraz na zlecenie Prezydenta Miasta poza planem zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w tym zakresie;
- opracowywanie okresowych sprawozdań z realizacji kontroli ujętych w planie jak i poza nim oraz kontroli prowadzonych przez zewnętrzne organy względem Urzędu Miasta;
- prowadzenie ewidencji skarg i wniosków oraz ewidencji petycji;
- prowadzenie postępowania wyjaśniającego w sprawie skarg, wniosków i petycji zadekretowanych do rozpatrzenia przez Biuro Audytu i Kontroli;
- sprawowanie nadzoru nad przebiegiem rozpatrywania skarg, wniosków i petycji zadekretowanych do rozpatrzenia przez inne komórki merytoryczne; prowadzenie teczek w sprawach skarg, wniosków i petycji;
- sporządzanie rocznych sprawozdań z przebiegu rozpatrywania skarg, wniosków i petycji;
- prowadzenie zbioru akt i sprawowanie nadzoru nad protokołami organów kontroli zewnętrznej, nadzorowanie terminów i sposobu udzielania odpowiedzi na zalecenia pokontrolne;
- prowadzenie spraw związanych z realizacją prawa kontroli w spółkach komunalnych, w przypadku nieobecności audytora wewnętrznego – przygotowywanie analiz działalności spółek komunalnych na potrzeby Rady Miasta;
- przygotowywanie w uzgodnieniu z Prezydentem Miasta, zawiadomień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o ujawnionych naruszeniach dyscypliny finansów
Kompetencje (Audytor wewnętrzny):
- prowadzenie audytu wewnętrznego, w tym w szczególności:
- realizacja zadań zapewniających oraz czynności sprawdzających,
- prowadzenie czynności doradczych na zlecenie Prezydenta Miasta bądź z urzędu,
- współpraca z Dyrektorem Biura Audytu i Kontroli przy opracowywaniu rocznego planu audytu wewnętrznego,
- współpraca z Dyrektorem Biura Audytu i Kontroli przy sporządzaniu sprawozdania z wykonania audytu wewnętrznego za dany rok,
- współpraca z Dyrektorem Biura Audytu i Kontroli przy dokonywaniu okresowej aktualizacji procedur audytu wewnętrznego obowiązujących w Urzędzie;
- opracowywanie analiz ekonomiczno – finansowych rocznych sprawozdań finansowych komunalnych osób prawnych na potrzeby Zgromadzenia Wspólników oraz oceny planów ekonomiczno – finansowych i okresowych sprawozdań według zapotrzebowania Zgromadzenia Wspólników;
- dokonywanie analizy składanych przez kierownictwo jednostek organizacyjnych Miasta Zduńska Wola i kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta informacji o stanie kontroli zarządczej na potrzeby Prezydenta Miasta.
Barbara Kubiak
Inspektor
Budynek nr 1, pok. 113
Telefon kontaktowy: 43 825-02-88 lub 43 825-02-00 wew. 288
Adres e-mail: b.kubiak@zdunskawola.pl
Kompetencje:
- opracowywanie rocznego planu kontroli w Urzędzie Miasta;
- prowadzenie kontroli, w tym problemowych, w Urzędzie oraz w miejskich jednostkach organizacyjnych, ujętych w planie kontroli oraz na zlecenie Prezydenta Miasta poza planem zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w tym zakresie;
- opracowywanie okresowych sprawozdań z realizacji kontroli ujętych w planie jak i poza nim oraz kontroli prowadzonych przez zewnętrzne organy względem Urzędu Miasta;
- prowadzenie ewidencji skarg i wniosków oraz ewidencji petycji;
- prowadzenie postępowania wyjaśniającego w sprawie skarg, wniosków i petycji zadekretowanych do rozpatrzenia przez Biuro Audytu i Kontroli;
- sprawowanie nadzoru nad przebiegiem rozpatrywania skarg, wniosków i petycji zadekretowanych do prowadzenia postępowania na szczeblu innej komórki merytorycznej; prowadzenie teczek w sprawach skarg, wniosków i petycji;
- sporządzanie rocznych sprawozdań z przebiegu rozpatrywania skarg, wniosków i petycji;
- prowadzenie zbioru akt i sprawowanie nadzoru nad protokołami organów kontroli zewnętrznej, nadzorowanie terminów i sposobu udzielania odpowiedzi na zalecenia pokontrolne;
- prowadzenie spraw związanych z realizacją prawa kontroli w spółkach komunalnych; w przypadku nieobecności audytora wewnętrznego – przygotowywanie analiz działalności spółek komunalnych na potrzeby Rady Miasta;
- prowadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji gromadzonej w Biurze, w tym sporządzanych przez komórki organizacyjne Urzędu w zakresie planu działalności, wykazu zidentyfikowanych ryzyk i raportu z wykonania planu działalności oraz materiałów opracowywanych przez zespół ds. zarządzania ryzykiem, w tym zatwierdzonego rejestru ryzyk, prowadzenie analizy tych dokumentów;
- przygotowywanie w uzgodnieniu z Prezydentem Miasta, zawiadomień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o ujawnionych naruszeniach dyscypliny finansów publicznych.