Biuro Rady Miasta

Zgodnie z § 43 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Zduńska Wola:

"Do zadań i kompetencji Biura Rady Miasta należy w szczególności:

1. kancelaryjno-biurowa oraz techniczna obsługa Rady, w tym organizowanie i obsługa spotkań i posiedzeń odbywanych w ramach pracy Rady, jej komisji i zespołów;
2. sporządzanie protokołów i innej dokumentacji z posiedzeń Rady, jej komisji i zespołów oraz przekazywanie wyciągów z tych protokołów odpowiednim adresatom;
3. prowadzenie rejestru wniosków i opinii komisji, prowadzenie rejestru interpelacji, zapytań i wniosków radnych Rady, wniosków mieszkańców złożonych w ramach wniosków obywatelskich, a także za pośrednictwem radnych Rady oraz kontrolowanie terminowości udzielanych odpowiedzi;
4. terminowe przekazywanie w imieniu Prezydenta uchwał Rady do właściwych organów nadzoru, z wyjątkiem uchwał przekazywanych do Regionalnej Izby Obrachunkowej, właściwym Dyrektorom, jednostkom organizacyjnym oraz komunalnym osobom prawnym za pośrednictwem właściwego Biura;
5. wspomaganie pod względem merytoryczno-formalnym Sekretarza w zakresie dokonania weryfikacji poprawności przygotowania przez komórki organizacyjne materiałów na sesje, posiedzenia komisji i zespołów, zwrotne przekierowywanie dokumentów w celu nadania im poprawnej formy i treści;
6. przygotowywanie dla radnych Rady informacji o działalności Prezydenta w okresie międzysesyjnym we współpracy z Biurami;
7. współpraca z Biurem Promocji, Kultury i Aktywności Miejskiej w zakresie spraw związanych z nadaniem tytułu „Honorowego Obywatela Miasta” oraz z przyznaniem Medalu „Zasłużony dla Miasta Zduńskiej Woli”;
8. prowadzenie organizacyjno-techniczne spraw związanych z przyjmowaniem oświadczeń majątkowych oraz oświadczeń lustracyjnych osób, które zobowiązane są do ich składania Przewodniczącemu Rady;
9. prowadzenie prac związanych z przygotowywaniem i przeprowadzeniem wyborów powszechnych, referendów, wyborów ławników, wyborów organów jednostek pomocniczych, wyborów do Zduńskowolskiej Rady Seniorów, przy współpracy merytorycznych Biur, zapewniających pomoc organizacyjną;
10. przygotowywanie projektów aktów prawa miejscowego i pozostałych regulacji w zakresie funkcjonowania Rady, jej komisji i zespołów, jednostek pomocniczych oraz nadzorowanie terminowości udzielanych odpowiedzi na wnioski tych jednostek kierowane do Rady lub Prezydenta, przy współpracy komórek organizacyjnych wspomagających ich działalność;
11. wykonywanie zadań związanych ze wspomaganiem działań organów jednostek pomocniczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i podjętą w tym zakresie uchwałą Rady, w szczególności:
    
    1. zapewnienie instruktażu i pomocy merytorycznej w zakresie między innymi: poprawności organizowanych przez organy jednostek pomocniczych posiedzeń, przygotowywanych protokołów i uchwał,
    2. przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji przekazywanej przez organy jednostek pomocniczych w zakresie organizowanych posiedzeń, w tym: protokołów, uchwał, zawiadomień, sprawozdań i informacji składanych Radzie,
    3. współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi, w szczególności z Działem Zdrowia i Polityki Społecznej, pełniącego funkcję koordynatora w zakresie wspomagania działań organów jednostek pomocniczych w obszarze realizowanych przez nie zadań statutowych;
12. prowadzenie spraw związanych z organizacją oraz obsługą spotkań i posiedzeń odbywanych w ramach pracy Młodzieżowej Rady Miasta i Zduńskowolskiej Rady Seniorów, przy współpracy odpowiednio z Biurem Edukacji, Sportu i Spraw Społecznych i Działem Zdrowia i Polityki Społecznej;
13. prowadzenie zbioru aktów prawnych uchwalonych przez Radę, przesyłanie drogą elektroniczną rejestru uchwał (z okresową aktualizacją i weryfikacją ze względu na ich publikację, termin wejścia w życie oraz ich zmiany) do wiadomości pracowników Urzędu;
14. rejestrowanie aktów prawnych Prezydenta oraz prowadzenie zbioru przepisów, przesyłanie drogą elektroniczną rejestru zarządzeń (z okresową aktualizacją i weryfikacją ze względu na ich publikację, termin wejścia w życie oraz ich zmiany) do wiadomości pracowników Urzędu w ujęciu chronologicznym z opisem co do ich statusu (zmiany, uchylenia);
15. prowadzenie rejestru porozumień zawartych z organami jednostek samorządu terytorialnego wraz z zapewnieniem nadzoru nad ich publikowaniem;
16. nadawanie właściwego obiegu sprawom o charakterze skarg, wniosków i petycji kierowanych do Rady, zgodnie z funkcjonującymi w Urzędzie procedurami i przepisami prawa;
17. współpraca z Biurami w zakresie aktualizacji ustrojowych aktów i koordynacja działań w tym zakresie;
18. prowadzenie wykazu jednostek organizacyjnych, jednostek pomocniczych i komunalnych osób prawnych;
19. prowadzenie zbioru dokumentacji o utworzeniu jednostek organizacyjnych, jednostek pomocniczych, ich statutów i regulaminów, przy współpracy właściwych Biur;
20. współpraca z pracownikami Urzędu w ramach obowiązujących zasad legislacji i wymogów w zakresie stanowienia prawa lokalnego;
21. organizowanie szkoleń dla radnych Rady, zgodnie z zapotrzebowaniem członków Rady."

Przy znakowaniu spraw Biuro używa symbolu „RM”.