W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Biuro Organizacyjno - Administracyjne

W skład Biura Organizacyjno-Administracyjnego wchodzi Dział Informatyki oraz Kancelaria.

Do zadań i kompetencji Działu Informatyki należy w szczególności:

1) prowadzenie i koordynacja spraw związanych z informatyzacją Urzędu, w tym zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sprzętu komputerowego i oprogramowania w Urzędzie oraz w miejscach działalności jednostek pomocniczych, archiwizowanie danych zgodnie z opracowanymi i przyjętymi procedurami, administrowanie zasobami teleinformatycznymi oraz podejmowanie stosownych działań w przypadku ich awarii;

2) opracowanie i realizacja procedur zarządzania ciągłością działania Urzędu w obszarze infrastruktury teleinformatycznej, w tym uwzględniających przeciwdziałania skutkom ingerencji, aktualizacja procedur adekwatnie do zmian zachodzących w środowisku;

3) realizowanie zadań wynikających z Polityki Bezpieczeństwa Informacji Urzędu w zakresie działań informatycznych oraz zgłaszanie według kompetencji potrzeby jej aktualizacji;

4) wydawanie na wniosek Dyrektorów niezbędnych środków trwałych, w tym urządzeń teleinformatycznych na potrzeby organizowanych spotkań, konferencji, prezentacji, pokazów, itp.;

5) nadzorowanie przestrzegania praw autorskich i praw pokrewnych oprogramowania używanego w Urzędzie, z obowiązkiem zgłaszania ujawnionych odstępstw Kierownictwu Urzędu;

6) przygotowanie corocznych planów rozwoju sieci i obsługi teleinformatycznej Urzędu, a także analizy posiadanego sprzętu komputerowego i telefonicznego w Urzędzie, jak i użytkowanego przez jednostki pomocnicze, przy konsultacji oceny stanu i potrzeb ze strony Zarządów tych jednostek;

7) zapewnienie wdrożenia nowych systemów informatycznych oraz podejmowanie działań pozwalających na zachowanie spójności oprogramowania w Urzędzie;

8) zapewnienie nadzoru nad trybem i sposobem obsługi platformy e-PUAP oraz platformy elektronicznego fakturowania PEF;

9) udzielanie pomocy pracownikom Urzędu przy korzystaniu z programów informatycznych, opracowywanie przy współpracy z Sekretarzem wewnętrznych przepisów normujących organizację, jak i funkcjonowanie Urzędu w obszarach związanych z informatyzacją;

10) nadzorowanie sposobu wykorzystania przez pracowników zasobów teleinformatycznych, rozpoznanie i określenie sposobu korzystania z zasobów przez jednostki pomocnicze przy współpracy w tym zakresie Zarządów tych jednostek;

11) nadzorowanie przestrzegania bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych przez pracowników Urzędu, z obowiązkiem zgłaszania ujawnionych odstępstw Kierownictwu Urzędu;

12) zapewnienie prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie;

13) dostosowywanie rozwiązań informatycznych stosowanych w e-administracji do obowiązujących przepisów prawa, przy współpracy merytorycznych Biur;

14) współdziałanie z organami administracji publicznej w zakresie wprowadzania nowych rozwiązań informatycznych w obsłudze obywateli w zakresie działalności Urzędu;

15) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sieci teleinformatycznej i telekomunikacyjnej, w tym usuwanie awarii.

Do zadań i kompetencji Kancelarii należy w szczególności:

1) obsługa interesantów, udzielanie rzetelnych i kompleksowych informacji w sprawach przez nich zgłaszanych, wydawanie druków i formularzy dla spraw realizowanych przez komórki organizacyjne, zapewnienie pomocy w celu ich prawidłowego wypełniania, w tym pomoc osobom niepełnosprawnym w załatwianiu spraw w Urzędzie i w jednostkach organizacyjnych, w szczególności przy współpracy z Działem Zdrowia i Polityki Społecznej;

2) przyjmowanie składanych dokumentów, za wstępną weryfikacją pod względem ich kompletności i poprawności, udzielanie merytorycznej pomocy interesantom mającej na celu usuwanie braków w dokumentacji, z zastrzeżeniem iż:

a) obsługa formalno-merytoryczna wniosków o dodatki mieszkaniowe, wniosków o dodatki energetyczne, wniosków o najem lokali i o zamianę na wolny lokal, jest zapewniana ze strony Biura Gospodarki Lokalowej,

b) obsługa formalno-merytoryczna wniosków o wydanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych jest zapewniana ze strony Działu Zdrowia i Polityki Społecznej,

c) obsługa formalno-prawna informacji i deklaracji podatkowych jest zapewniania ze strony Biura Dochodów;

3) przyjmowanie, rejestracja i dekretacja korespondencji na komórki organizacyjne, bieżące rejestrowanie wniosków przyjętych przez Biura;

4) prowadzenie rejestru korespondencji wychodzącej, zapewnienie realizacji przesyłek dostarczanych bezpośrednio adresatom, przygotowywanie do ekspedycji korespondencji wychodzącej z Urzędu, przygotowywanie przesyłek zwrotnych w przypadku otrzymania korespondencji mylnie zaadresowanej;

5) obsługa elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie oraz platformy elektronicznego fakturowania PEF;

6) zapewnienie gromadzenia i przechowywania korespondencji dotyczącej ofert przetargowych, za odpowiednim ich ewidencjonowaniem, do czasu ich pobrania ze strony uprawnionej według właściwości rzeczowej osoby;

7) prowadzenie centralnego rejestru dostępu do informacji publicznej, kierowanie spraw o udostępnienie informacji publicznej do komórek organizacyjnych według właściwości, nadzorowanie sposobu i terminu ich udostępnienia przez komórki organizacyjne, gromadzenie dokumentacji związanej z udostępnianą informacją publiczną, przechowywanie i archiwizowanie jej zgodnie z przepisami prawa w tym zakresie;

8) prowadzenie rejestru wystąpień z zakresu działalności lobbingowej wykonywanej na terenie Urzędu przez podmioty oraz opracowywanie i udostępnianie informacji o działaniach lobbingowych na terenie Urzędu;

9) współpraca oraz współdziałanie z koordynatorem czynności kancelaryjnych oraz Dyrektorami w zakresie przestrzegania stosowania instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie;

10) prowadzenie badań ankietowych i analiz dotyczących satysfakcji klienta Urzędu, w tym ankiet wewnętrznych skierowanych do pracowników Urzędu.

Do zadań i kompetencji Biura Organizacyjno-Administracyjnego poza sprawami wskazanymi powyżej należy w szczególności:

1) współuczestniczenie w opracowywaniu i aktualizowaniu aktów wewnętrznych regulujących zasady i tryb postępowania w różnych obszarach funkcjonowania Urzędu, nadawanie formy legislacyjnej, inicjowanie zmian wewnętrznych aktów regulujących organizację pracy i funkcjonowanie Urzędu przy bezpośredniej współpracy i w uzgodnieniu z Sekretarzem;

2) organizacyjne wspomaganie wykonywania zadań leżących w gestii zespołu ds. zarządzania ryzykiem w drodze uzgadniania z Sekretarzem terminów spotkań i obsługi przebiegu spotkań oraz protokołowania ich przebiegu;

3) wykonywanie czynności związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Urzędu oraz dbałość o jego wystrój i estetykę, w tym współpraca z komórkami organizacyjnymi przy organizowaniu spotkań i wizyt zleconych przez Prezydenta na terenie Urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem dbałości o symbole państwowe i symbole Miasta;

4) obsługa organizacyjna Zespołu Radców Prawnych, w tym zapewnienie właściwego obiegu dokumentów oraz bieżącej współpracy z komórkami organizacyjnymi, a także przyjmowanie pism sądowych w przypadku niemożności doręczenia ich adresatowi w jego miejscu zamieszkania;

5) prowadzenie centralnego rejestru umów cywilnoprawnych zawieranych na szczeblu Urzędu;

6) administrowanie budynkami oraz lokalami Urzędu i użytkowanymi przez jednostki pomocnicze przy współpracy w tym zakresie z Zarządami tych jednostek, w tym z zachowaniem wymogów nałożonych na właściciela nieruchomości przepisami prawa oraz zabezpieczenie mienia na wypadek zdarzeń losowych, w tym prowadzenie ich okresowych przeglądów, remontów oraz konserwacji;

7) administrowanie umowami cywilnoprawnymi w zakresie świadczonych usług na rzecz Urzędu i jednostek pomocniczych oraz umowami związanymi z eksploatacją mienia z przeznaczeniem na potrzeby Urzędu i udostępnianymi przez Urząd;

8) prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem technicznego, prawidłowego funkcjonowania Urzędu i jednostek pomocniczych przy współpracy w tym zakresie z Zarządami tych jednostek;

9) administrowanie majątkiem ruchomym Urzędu, w tym zakup, konserwacja i likwidacja środków trwałych;

10) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Urzędu i jednostek pomocniczych oraz zabezpieczeniem obsługi w obszarze usług komunalnych;

11) prowadzenie spraw związanych z administrowaniem taborem samochodowym w powiązaniu z jego obsługą personalną;

12) pomoc techniczna przy wykonywaniu prac poligraficznych;

13) obsługa centrali telefonicznej;

14) prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem służbowych telefonów komórkowych, w tym zawieranie umów z operatorem telefonii komórkowej, nadzór nad prawidłowym wykorzystywaniem służbowych telefonów komórkowych, zgodnie z warunkami oraz ustalonymi limitami kosztów wykonywanych połączeń;

15) zapewnienie usługi utrzymania porządku i czystości w pomieszczeniach Urzędu oraz nadzór nad jej realizacją;

16) zapewnienie ciągłości usług operatora pocztowego wraz z realizacją ekspedycji i odbioru korespondencji kierowanej z i do Urzędu;

17) zapewnienie ciągłości usługi ubezpieczenia mienia i pojazdó w Urzędu oraz jednostek organizacyjnych;

18) prowadzenie Archiwum Zakładowego;

19) organizowanie i prowadzenie punktów kancelaryjnych na terenie Miasta;

20) prowadzenie prenumeraty prasy, literatury fachowej i wydawnictw zamawianych dla Urzędu;

21) prowadzenie rejestru pieczęci, ich wydawanie oraz likwidacja;

22) wykonywanie zarządzenia Prezydenta w zakresie zapewnienia odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, gospodarowanie odzieżą ochronną lub zapewnienie pracownikom należnych ekwiwalentów, z wyłączeniem:

a) funkcjonariuszy Straży Miejskiej, w odniesieniu do których obowiązki te wypełnia Komendant Straży Miejskiej w oparciu o obowiązujące regulacje prawne w tym zakresie,

b) pracowników wykonujących prace w ramach robót publicznych, w odniesieniu do których obowiązki w tym zakresie wypełnia Biuro Infrastruktury Technicznej;

23) obsługa techniczno-organizacyjna wyborów powszechnych, referendów, wyborów organów jednostek pomocniczych, wyborów do Zduńskowolskiej Rady Seniorów i konsultacji społecznych;

24) zapewnienie pomocy w obsłudze techniczno-organizacyjnej komisji i sesji Rady oraz ekspedycji dokumentów dla radnych Rady;

25) zapewnienie opracowywania materiałów analitycznych z zakresu zadań realizowanych przez Biuro, okresowych raportów, sprawozdawczości statystycznej, w tym w zakresie mierników działania i zidentyfikowanych ryzyk w obszarze merytorycznej właściwości Biura;

26) prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem i analizą oświadczeń lustracyjnych, zgłoszeniami do rejestru korzyści, oświadczeń majątkowych osób, które zobowiązane są do ich składania Prezydentowi, w tym weryfikowanie terminowości ich składania, przedstawianie Prezydentowi analizy treści oświadczeń majątkowych oraz niezwłoczne informowanie o przypadkach niezłożenia oświadczenia i innych nieprawidłowościach;

27) prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;

28) zapewnienie obsługi organizacyjnej pracy Kierownictwa Urzędu;

29) prowadzenie i obsługa sekretariatu, w tym:

a) prowadzenie teczek spraw obejmujących korespondencję Prezydenta lub Zastępcy Prezydenta,

b) prowadzenie rejestru delegacji służbowych oraz rejestru informacji wywieszanych na tablicy ogłoszeń Urzędu,

c) organizowanie przyjęć interesantów przez Prezydenta i Zastępcę Prezydenta.

Przy znakowaniu spraw

  • Biuro używa symbolu "OA",
  • Dział Informatyki - "OA.I",
  • Kancelaria - "OA.K".

Kancelaria:

ul. Stefana Złotnickiego 12
poniedziałek: 7:30 - 17:00
wtorek - piątek: 7:30 - 15:30

 

Punkt kancelaryjny:

Filia Miejskiego Domu Kultury
ul. 1-go Maja 5-7
poniedziałek: 13:00 – 17:00
czwartek: 7:30 – 11:30

 

 

Agnieszka Chojecka

Dyrektor
Budynek nr 3, pok. 304
Telefon kontaktowy: 43 825-02-51 lub 43 825-02-00 wew. 251
Adres e-mail: a.chojecka@zdunskawola.pl


Justyna Ławniczak

Zastępca Dyrektora 
Budynek nr 3, pok. 302
Telefon kontaktowy: 43 825-02-52 lub 43 825-02-00 wew. 252
Adres e-mail: j.lawniczak@zdunskawola.pl


Kancelaria


Katarzyna Rostkowska

Inspektor
Budynek nr 2, parter
Telefon kontaktowy: 43 825-02-66 lub 43 825-02-00 wew. 266
Adres e-mail: k.rostkowska@zdunskawola.pl

Kompetencje:

  • Obsługa interesantów oraz prowadzenie Kancelarii.

Marzena Stańczyk

Referent
Budynek nr 2, parter
Telefon kontaktowy: 43 825-02-67 lub 43 825-02-00 wew. 267
Adres e-mail: m.stanczyk@zdunskawola.pl

Kompetencje:

  • Obsługa interesantów oraz prowadzenie Kancelarii.

Marcel Jarosławski

Pomoc administracyjna
Budynek nr 2, parter
Telefon kontaktowy: 43 825-02-85 lub 43 825-02-00 wew. 285
Adres e-mail: m.jaroslawski@zdunskawola.pl

Kompetencje:

  • Obsługa interesantów, w tym pomoc osobom niepełnosprawnym w załatwianiu spraw w Urzędzie Miasta i w jednostkach organizacyjnych.

Aleksandra Adamczyk-Chrzuściel

Pomoc administracyjna
Punkt kancelaryjny: Filia Miejskiego Domu Kultury (wejscie od ul. 1-go Maja)
Telefon kontaktowy: 43 825-02-90 lub 43 825-02-00 wew. 290
Adres e-mail: a.adamczyk@zdunskawola.pl

Kompetencje:

  • Obsługa interesantów oraz prowadzenie punktu kancelaryjnego

Biuro Organizacyjno-Administracyjne


Natalia Jerczyńska (zastępstwo pełni Renata Kaliska - Stasiakiewicz)

Inspektor
Budynek nr 1 - Sekretariat
Telefon kontaktowy: 43 825-02-01 lub 43 825-02-00 wew. 201
Adres e-mail: sekretariat@zdunskawola.pl

Kompetencje:

  • Prowadzenie obsługi sekretariatu Prezydenta Miasta.

Karol Bednarski

Pomoc administracyjna
Budynek nr 1 - Sekretariat
Telefon kontaktowy: 43 825-02-01 lub 43 825-02-00 wew. 201
Adres e-mail: sekretariat@zdunskawola.pl

Kompetencje:

  • Prowadzenie obsługi sekretariatu Prezydenta Miasta.

Emilia Jaśkiewicz

Inspektor
Budynek nr 3, pok. 302
Telefon kontaktowy: 43 825-02-52 lub 43 825-02-00 wew. 252
Adres e-mail: e.jaskiewicz@zdunskawola.pl

Kompetencje:

  • Prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania jednostek pomocniczych pod względem administrowania użytkowanymi przez nie budynkami, jak i majątkiem ruchomym oraz spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym jednostek pomocniczych i Urzędu.

Anna Janczak

Podinspektor
Budynek nr 3, pok. 302
Telefon kontaktowy: 43 825-02-53 lub 43 825-02-00 wew. 253
Adres e-mail: a.janczak@zdunskawola.pl

Kompetencje:

  • Prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem technicznego, prawidłowego funkcjonowania Urzędu, w tym związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Urzędu.

Alicja Steglińska

Podinspektor
Budynek nr 3, pok. 308
Telefon kontaktowy: 43 825-02-30 lub 43 825-02-00 wew. 230
Adres e-mail: a.steglinska@zdunskawola.pl

Kompetencje:

  • Obsługa Zespołu Radców Prawnych

Wojciech Kuświk

Podinspektor
Budynek nr 3, pok. 302
Telefon kontaktowy: 43 825-02-53 lub 43 825-02-00 wew. 253
Adres e-mail: w.kuswik@zdunskawola.pl

Kompetencje:

  • Prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem technicznego, prawidłowego funkcjonowania Urzędu, w tym związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Urzędu.

Iwona Stępnik

Archiwista
Budynek nr 3, pok. 302
Telefon kontaktowy: 43 825-02-52 lub 43 825-02-00 wew. 252

Kompetencje:

  • Prowadzenie archiwum zakładowego oraz wszelkich spraw związanych z przechowywanymi w nim aktami.

Ryszard Drużbicki
Kierowca


Zbigniew Przybylski
Robotnik gospodarczy


Sabina Chmyłko
Sprzątaczka


Dział Informatyki


Dawid Zakrzewski

Kierownik
Telefon kontaktowy: 43 825-02-42 lub 43 825-02-00 wew. 242
Adres e-mail: d.zakrzewski@zdunskawola.pl


Daniel Kowalski

Podinspektor 
Telefon kontaktowy: 43 825-02-41 lub 43 825-02-00 wew. 241
Adres e-mail: d.kowalski@zdunskawola.pl

Kompetencje:

  • Prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem technicznego, prawidłowego funkcjonowania Urzędu, w tym związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Urzędu.

Tomasz Nowiński

Informatyk
Telefon kontaktowy: 43 825-02-41 lub 43 825-02-00 wew. 241
Adres e-mail: t.nowinski@zdunskawola.pl

Kompetencje:

  • Prowadzenie spraw związanych z informatyzacją Urzędu.

Łukasz Keller

Informatyk
Telefon kontaktowy: 43 825-02-41 lub 43 825-02-00 wew. 241
Adres e-mail: l.keller@zdunskawola.pl

Kompetencje:

  • Prowadzenie spraw związanych z informatyzacją Urzędu.



Lista spraw prowadzonych przez Biuro dostępna jest pod adresem:

https://bip.zdunskawola.pl/sprawy-do-zalatwienia/szukaj?category_id=-1&unit_id=9

Archiwum Zakładowe Urzędu Miasta Zduńska Wola
Telefon: 43 825-02-52
centrala: 43 825-02-00 wew. 252

 

Zadania Archiwum Zakładowego Urzędu Miasta Zduńska Wola:

  1. przeprowadzanie kwerend archiwalnych z zasobu w zakresie dokumentacji osobowo - płacowej ze zlikwidowanych zakładów pracy - informacje dla interesanta:
  2. udostępnianie i wypożyczanie pracownikom Urzędu Miasta Zduńska Wola przechowywanej dokumentacji w Archiwum Zakładowym;
  3. przejmowanie dokumentacji do Archiwum Zakładowego;
  4. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
  5. przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
  6. porządkowanie dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej w Archiwum Zakładowym;
  7. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
  8. współpraca z Archiwum Państwowym w Łodzi Oddział w Sieradzu w zakresie m.in. przekazywania materiałów archiwalnych, sprawozdawczości.

 

Zasady funkcjonowania i zadania Archiwum Zakładowego wynikają m. in. z następujących regulacji prawnych:

  1. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 553 ze zm.);
  2. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 ze zm.);
  3. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 246).







 

Powiadom znajomego

Powiadom znajomego

* Pole wymagane