Biuro Organizacyjno - Administracyjne

Zgodnie z § 42 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Zduńska Wola:

1. W W skład Biura Organizacyjno-Administracyjnego wchodzi Dział Informatyki oraz Kancelaria.
2. Do zadań i kompetencji Działu Informatyki należy w szczególności:
   
   1. prowadzenie i koordynacja spraw związanych z informatyzacją Urzędu, w tym zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sprzętu komputerowego i oprogramowania w Urzędzie oraz w miejscach działalności jednostek pomocniczych, archiwizowanie danych zgodnie z opracowanymi i przyjętymi procedurami, administrowanie zasobami teleinformatycznymi oraz podejmowanie stosownych działań w przypadku ich awarii;
   2. opracowanie i realizacja procedur zarządzania ciągłością działania Urzędu w obszarze infrastruktury teleinformatycznej, w tym uwzględniających przeciwdziałania skutkom ingerencji, aktualizacja procedur adekwatnie do zmian zachodzących w środowisku;
   3. realizowanie zadań wynikających z Polityki Bezpieczeństwa Informacji Urzędu w zakresie działań informatycznych oraz zgłaszanie według kompetencji potrzeby jej aktualizacji;
   4. wydawanie na wniosek Dyrektorów niezbędnych środków trwałych, w tym urządzeń teleinformatycznych na potrzeby organizowanych spotkań, konferencji, prezentacji, pokazów itp.;
   5. nadzorowanie przestrzegania praw autorskich i praw pokrewnych oprogramowania używanego w Urzędzie, z obowiązkiem zgłaszania ujawnionych odstępstw Kierownictwu Urzędu;
   6. przygotowanie corocznych planów rozwoju sieci i obsługi teleinformatycznej Urzędu, a także analizy posiadanego sprzętu komputerowego i telefonicznego w Urzędzie, jak i użytkowanego przez jednostki pomocnicze, przy konsultacji oceny stanu i potrzeb ze strony Zarządów tych jednostek;
   7. zapewnienie wdrożenia nowych systemów informatycznych oraz podejmowanie działań pozwalających na zachowanie spójności oprogramowania w Urzędzie;
   8. zapewnienie nadzoru nad trybem i sposobem obsługi platformy e-PUAP, systemu doręczeń elektronicznych oraz platformy elektronicznego fakturowania;
   9. udzielanie pomocy pracownikom Urzędu przy korzystaniu z programów informatycznych, opracowywanie przy współpracy z Sekretarzem wewnętrznych przepisów normujących organizację, jak i funkcjonowanie Urzędu w obszarach związanych z informatyzacją;
   10. nadzorowanie sposobu wykorzystania przez pracowników zasobów teleinformatycznych, rozpoznanie i określenie sposobu korzystania z zasobów przez jednostki pomocnicze przy współpracy w tym zakresie Zarządów tych jednostek;
   11. nadzorowanie przestrzegania bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych przez pracowników Urzędu, z obowiązkiem zgłaszania ujawnionych odstępstw Kierownictwu Urzędu;
   12. zapewnienie prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie;
   13. dostosowywanie rozwiązań informatycznych stosowanych w e-administracji do obowiązujących przepisów prawa, przy współpracy merytorycznych Biur;
   14. współdziałanie z organami administracji publicznej w zakresie wprowadzania nowych rozwiązań informatycznych w obsłudze obywateli w zakresie działalności Urzędu;
   15. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sieci teleinformatycznej i telekomunikacyjnej, w tym usuwanie awarii;
   16. administrowanie stronami internetowymi Miasta, z wyłączeniem redagowania i wprowadzania treści;
   17. zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego stron internetowych Miasta;
   18. zapewnienie wsparcia technicznego w zakresie funkcjonowania infokiosków;
   19. zapewnienie dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych Miasta.
3. Do zadań i kompetencji Kancelarii należy w szczególności:
   
   1. obsługa interesantów, udzielanie rzetelnych i kompleksowych informacji w sprawach przez nich zgłaszanych, wydawanie druków i formularzy dla spraw realizowanych przez komórki organizacyjne, zapewnienie pomocy w celu ich prawidłowego wypełniania, w tym pomoc osobom niepełnosprawnym w załatwianiu spraw w Urzędzie i w jednostkach organizacyjnych, w szczególności przy współpracy z Działem Zdrowia i Polityki Społecznej;
   2. przyjmowanie składanych dokumentów, za wstępną weryfikacją pod względem ich kompletności i poprawności, udzielanie merytorycznej pomocy interesantom mającej na celu usuwanie braków w dokumentacji, z zastrzeżeniem, iż:
      
      1. obsługa formalno-merytoryczna wniosków o dodatki mieszkaniowe, wniosków o dodatki energetyczne, wniosków o najem lokali i o zamianę na wolny lokal, jest zapewniana ze strony Biura Gospodarki Lokalowej,
      2. obsługa formalno-merytoryczna wniosków o wydanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych jest zapewniana ze strony Działu Zdrowia i Polityki Społecznej,
      3. obsługa formalno-prawna informacji i deklaracji podatkowych jest zapewniania ze strony Biura Dochodów;
   3. przyjmowanie, rejestracja i dekretacja korespondencji na komórki organizacyjne, bieżące rejestrowanie wniosków przyjętych przez Biura;
   4. prowadzenie rejestru korespondencji wychodzącej, zapewnienie realizacji przesyłek dostarczanych bezpośrednio adresatom, przygotowywanie do ekspedycji korespondencji wychodzącej z Urzędu, przygotowywanie przesyłek zwrotnych w przypadku otrzymania korespondencji mylnie zaadresowanej;
   5. obsługa elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie, systemu doręczeń elektronicznych oraz platformy elektronicznego fakturowania PEF;
   6. przyjmowanie, ewidencjonowanie i przechowywanie korespondencji dotyczącej ofert przetargowych/konkursowych, do czasu ich pobrania przez pracownika właściwej komórki organizacyjnej;
   7. prowadzenie centralnego rejestru dostępu do informacji publicznej, kierowanie spraw o udostępnienie informacji publicznej do komórek organizacyjnych według właściwości, nadzorowanie sposobu i terminu ich udostępnienia przez komórki organizacyjne, gromadzenie dokumentacji związanej z udostępnianą informacją publiczną, przechowywanie i archiwizowanie jej zgodnie z przepisami prawa w tym zakresie;
   8. prowadzenie rejestru wystąpień z zakresu działalności lobbingowej wykonywanej na terenie Urzędu przez podmioty oraz opracowywanie i udostępnianie informacji o działaniach lobbingowych na terenie Urzędu;
   9. współpraca oraz współdziałanie z koordynatorem czynności kancelaryjnych oraz Dyrektorami w zakresie przestrzegania stosowania instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie;
   10. prowadzenie badań ankietowych i analiz dotyczących satysfakcji klienta Urzędu, w tym ankiet wewnętrznych skierowanych do pracowników Urzędu.
4. Do zadań i kompetencji Biura Organizacyjno-Administracyjnego poza sprawami wskazanymi w ust. 2-3 należy w szczególności:
   
   1. współuczestniczenie w opracowywaniu i aktualizowaniu aktów wewnętrznych regulujących zasady i tryb postępowania w różnych obszarach funkcjonowania Urzędu, nadawanie formy legislacyjnej, inicjowanie zmian wewnętrznych aktów regulujących organizację pracy i funkcjonowanie Urzędu przy bezpośredniej współpracy i w uzgodnieniu z Sekretarzem;
   2. organizacyjne wspomaganie wykonywania zadań leżących w gestii zespołu ds. zarządzania ryzykiem w drodze uzgadniania z Sekretarzem terminów spotkań i obsługi przebiegu spotkań oraz protokołowania ich przebiegu;
   3. wykonywanie czynności związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Urzędu oraz dbałość o jego wystrój i estetykę, w tym współpraca z komórkami organizacyjnymi przy organizowaniu spotkań i wizyt zleconych przez Prezydenta na terenie Urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem dbałości o symbole państwowe i symbole Miasta;
   4. obsługa organizacyjna Zespołu Radców Prawnych, w tym zapewnienie właściwego obiegu dokumentów oraz bieżącej współpracy z komórkami organizacyjnymi, a także przyjmowanie pism sądowych w przypadku niemożności doręczenia ich adresatowi w jego miejscu zamieszkania;
   5. prowadzenie centralnego rejestru umów cywilnoprawnych zawieranych na szczeblu Urzędu;
   6. administrowanie budynkami oraz lokalami Urzędu i użytkowanymi przez jednostki pomocnicze przy współpracy w tym zakresie z Zarządami tych jednostek, w tym z zachowaniem wymogów nałożonych na właściciela nieruchomości przepisami prawa oraz zabezpieczenie mienia na wypadek zdarzeń losowych, w tym prowadzenie ich okresowych przeglądów, remontów oraz konserwacji;
   7. administrowanie umowami cywilnoprawnymi w zakresie świadczonych usług na rzecz Urzędu i jednostek pomocniczych oraz umowami związanymi z eksploatacją mienia z przeznaczeniem na potrzeby Urzędu i udostępnianymi przez Urząd;
   8. prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem technicznego, prawidłowego funkcjonowania Urzędu i jednostek pomocniczych przy współpracy w tym zakresie z Zarządami tych jednostek;
   9. administrowanie majątkiem ruchomym Urzędu, w tym zakup, konserwacja i likwidacja środków trwałych;
   10. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Urzędu i jednostek pomocniczych oraz zabezpieczeniem obsługi w obszarze usług komunalnych;
   11. prowadzenie spraw związanych z administrowaniem taborem samochodowym w powiązaniu z jego obsługą personalną;
   12. obsługa centrali telefonicznej;
   13. prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem służbowych telefonów komórkowych, w tym zawieranie umów z operatorem telefonii komórkowej, nadzór nad prawidłowym wykorzystywaniem służbowych telefonów komórkowych, zgodnie z warunkami oraz ustalonymi limitami kosztów wykonywanych połączeń;
   14. zapewnienie usługi utrzymania porządku i czystości w pomieszczeniach Urzędu oraz nadzór nad jej realizacją;
   15. zapewnienie ciągłości usług operatora pocztowego wraz z realizacją ekspedycji i odbioru korespondencji kierowanej z i do Urzędu;
   16. zapewnienie ciągłości usługi ubezpieczenia mienia i pojazdów Urzędu oraz jednostek organizacyjnych;
   17. prowadzenie Archiwum Zakładowego;
   18. organizowanie i prowadzenie punktów kancelaryjnych na terenie Miasta;
   19. prowadzenie prenumeraty prasy, literatury fachowej i wydawnictw zamawianych dla Urzędu;
   20. prowadzenie rejestru pieczęci, ich wydawanie oraz likwidacja;
   21. wykonywanie zarządzenia Prezydenta w zakresie zapewnienia odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, gospodarowanie odzieżą ochronną lub zapewnienie pracownikom należnych ekwiwalentów, z wyłączeniem:
       
       1. funkcjonariuszy Straży Miejskiej, w odniesieniu do których obowiązki te wypełnia Komendant Straży Miejskiej w oparciu o obowiązujące regulacje prawne w tym zakresie,
       2. pracowników wykonujących prace w ramach robót publicznych, w odniesieniu do których obowiązki w tym zakresie wypełnia Biuro Infrastruktury Technicznej;
   22. obsługa techniczno-organizacyjna wyborów powszechnych, referendów, wyborów organów jednostek pomocniczych, wyborów do Zduńskowolskiej Rady Seniorów i konsultacji społecznych;
   23. zapewnienie pomocy w obsłudze techniczno-organizacyjnej komisji i sesji Rady oraz ekspedycji dokumentów dla radnych Rady;
   24. zapewnienie opracowywania materiałów analitycznych z zakresu zadań realizowanych przez Biuro, okresowych raportów, sprawozdawczości statystycznej, w tym w zakresie mierników działania i zidentyfikowanych ryzyk w obszarze merytorycznej właściwości Biura;
   25. prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem i analizą oświadczeń lustracyjnych, zgłoszeniami do rejestru korzyści, oświadczeń majątkowych osób, które zobowiązane są do ich składania Prezydentowi, w tym weryfikowanie terminowości ich składania, przedstawianie Prezydentowi analizy treści oświadczeń majątkowych oraz niezwłoczne informowanie o przypadkach niezłożenia oświadczenia i innych nieprawidłowościach;
   26. prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
   27. zapewnienie obsługi organizacyjnej pracy Kierownictwa Urzędu;
   28. prowadzenie i obsługa sekretariatu, w tym:
       
       1. prowadzenie teczek spraw obejmujących korespondencję Prezydenta lub Zastępcy Prezydenta,
       2. prowadzenie rejestru delegacji służbowych oraz rejestru informacji wywieszanych na tablicy ogłoszeń Urzędu,
       3. organizowanie przyjęć interesantów przez Prezydenta i Zastępcę Prezydenta."

Przy znakowaniu spraw Biuro używa symbolu "OA", Dział Informatyki - "OA.I", Kancelaria - "OA.K".